Context De stuurgroep is eigenlijk afgelopen. Althans, de tijd is om. Iedereen zit op de wip, de volgende afspraken staan voor de deur. Ze willen afronden, hoe interessant het gesprek ook is. Behalve Felix, de directeur, die aangeeft nog vijf minuten nodig te hebben om in te gaan op het laatste nog openstaande agendapunt. Tien […]
Context
De stuurgroep is eigenlijk afgelopen. Althans, de tijd is om. Iedereen zit op de wip, de volgende afspraken staan voor de deur. Ze willen afronden, hoe interessant het gesprek ook is.
Behalve Felix, de directeur, die aangeeft nog vijf minuten nodig te hebben om in te gaan op het laatste nog openstaande agendapunt.
Tien minuten later moet hij écht over vijf minuten gaan, maar hij wil nog wel even noemen dat hij behoorlijk in zijn maag zit met…..
En zo glijdt een half uur voorbij. Een half uur waarin Felix met steeds onrustiger stem een keer of zes roept:
‘We hebben echt nog max vijf minuten’
– en vervolgens zelf doorpraat.
De andere stuurgroepleden blijven zitten en doen mee, terwijl ze om de haverklap op hun telefoon kijken en naarstig appjes sturen aan hun wachtende collega’s.
Totdat ook wij -als begeleiders- in de knel dreigen te komen met onze vervolgafspraak en ingrijpen:
‘Is het anders een idee om periodiek aan te haken bij de stuurgroep?’
Wij plannen vast een half uurtje extra in de agenda. Just in case.
Fractaal van het Patroon
In deze organisatie is het een hele uitdaging om te werken in vaste processen en procedures. Terwijl deze voor een groot deel van het werk relevant zijn: er zijn veel ketenprocessen die over afdelingen heen lopen. Als iedereen zijn eigen werkwijze en eigen kwaliteitsnormen hanteert wordt het een zootje.
Maar als je die normen met elkaar opstelt, moet je elkaar daar ook nog aan houden. Grenzen trekken, bepalen wat wel past en wat (nu) niet (meer). Die grenzen bewaken, dat is hier nog wel een dingetje. Zo ook met tijdsgrenzen dus. Men geeft makkelijk voorrang aan wat zich toevallig aandient. Wat voorop in de aandacht staat. Zeker als dat door de directeur ingebracht wordt. Dan gaat dat toch even voor op de afspraken die we eerder hebben gemaakt.
Om hier verandering in te brengen, is nodig dat ze elkaar gaan leren (en durven) begrenzen. Met de leidinggevenden voorop, in de eerste plaats met zichzélf begrenzen. Om zo het grotere belang te dienen.
Hoe lekker het ook voelt om brandjes te blussen en in te spelen op wat zich NU aandient. Zeker met alle acute issues die ontstaan, mede als gevolg van nu juist dit patroon…
Lees ook het fractaaltje: ‘Je mag er toch van uitgaan dat ze dat afgestemd hebben?!’