Context Josje is net gestart als docent bij het MBO-college. Ze heeft al jarenlange ervaring in onderwijs, dus de inhoud is niet nieuw. Deze instelling is wel nieuw voor haar. Ze komt van een klein college waar iedereen iedereen kent. Het huidige college is ontstaan na een fusie na een fusie door een fusie. Nou […]
Context
Josje is net gestart als docent bij het MBO-college. Ze heeft al jarenlange ervaring in onderwijs, dus de inhoud is niet nieuw.
Deze instelling is wel nieuw voor haar. Ze komt van een klein college waar iedereen iedereen kent. Het huidige college is ontstaan na een fusie na een fusie door een fusie. Nou ja, je kent het wel. Alles is groot.
Het terrein, het aantal studenten, de hoeveelheid locaties, de voor haar gevoel duizend nieuwe collega’s, de complexiteit van het rooster, het pand waar haar team werkt. En dan hebben we het nog niet over de IT-omgeving en het aantal procedures en overleggen.
Josje wordt ingewerkt door collega Bram. Hij heeft de fusie van 2012 nog meegemaakt, en kent de wegen in de school erg goed. Handig dus dat hij haar wegwijs maakt.
Na twee uur achter de laptop en ettelijke mappen verder roept Josje gefrustreerd:
‘Ik raak volledig de weg kwijt in de mappenstructuur’
Fractaal van het patroon
Doordat alles telkens steeds groter is geworden als gevolg van de fusies, zijn het overzicht en de samenhang steeds verder verdwenen. Niet alleen in de mappen, maar overal. Er wordt steeds van alles toegevoegd, en maar heel weinig weggehaald. Zo ontstaan allerlei logica’s door elkaar heen.
Er zijn wel een paar mensen die lijken te weten hoe alles samenhangt, maar dat is nergens inzichtelijk gemaakt voor anderen. Een paar voorbeelden:
- Bij de ingang van elk pand staat wel het adres, maar niet welke opleidingen er gehuisvest zijn. Want dat wijzigt nogal eens. Zowel de benaming als de plek.
- Ook de nummering van de lokalen klopt niet altijd. Maar als je langer meeloopt, dan weet je lokaal C.3.14 wel te vinden. En lokaal ‘De Admiraal’ ook.
- Materialen voor lessen zijn er, van goede kwaliteit en voldoende op voorraad. Maar wat er allemaal is en waar ze liggen, tja, dat moet je maar net weten En iedere les ziet er anders uit.
- Er zijn stapels sheets per les, maar nergens de samenhang der dingen, een overzicht van waar zo’n les dan in het geheel valt, wat deze les moet opleveren en hoe dat bijdraagt aan de bovenliggende leeropbrengsten.
- Er is ergens wel een overzicht van overleggen. Er worden ook actielijsten gemaakt, overal anders uiteraard. Maar om dat te vinden, moet je je weg kunnen vinden in de vele mappen. Op verschillende schijven.
- De meeste docenten hebben, naast een lesgevende taak, ook neventaken. Maar wie welke heeft…? Als het goed is, weet je de jouwe. En zo niet, dan kun je beter geen slapende honden wakker maken.
Door alles heen zie je dat deze school door de enorme omvang veel wildgroei kent. Dingen hebben geen duidelijke plek. Mensen hebben geen duidelijke plek. Grenzen en structuur worden mondjesmaat gegeven; iedereen doet zijn stinkende best – maar wel naar eigen inzicht.
Met als gevolg dat nieuwe mensen hier de weg kwijtraken. In hun werk, in de IT-omgeving en in de fysieke omgeving.
En dus…..
Het leuke hiervan is dat de fractaaltjes voor het oprapen liggen. En er dus heel veel ingangen zijn om meer overzicht en duidelijkheid te krijgen. En daarmee meer rust.
Die mappenstructuur is daar een prachtig begin voor. Eén die meteen de veel grotere vraag raakt: op basis waarvan gaan we eigenlijk de mappenstructuur inrichten? Wat is de leidende logica?
Josje en Bram richten hiervoor een werkgroepje op met mensen uit verschillende vakgroepen en lagen van de organisatie. Ze stellen eerst met elkaar de leidende logica vast, getoetst in alle teams. En gaan daarna inrichten op basis van deze logica. Dat vraagt geduld en volharding. Zo’n simpel ogend klusje duurt daarmee een half jaar voordat het klaar is.
Maar door het zo op te bouwen nemen ze in de slipstream heel veel mee. Zoals per vak duidelijkheid over de didactische doelen en dus de lesinhoud. Welke sheets waar in het geheel vallen, en wat weg mag.
Hiermee ontwikkelen ze in kleine stapjes een andere manier van denken die steeds meer de kern van het college vormt.
Dat geeft meer overzicht, meer duidelijkheid en de lang verlangde rust.
Lees ook het fractaaltje: Duidelijkheid is heel belangrijk. Dus we kunnen er waarschijnlijk, misschien ergens na de zomer, wel iets over zeggen of het blog: Hoe verhoog je het zelfoplossend vermogen van je team (ook al zijn hun oplossingen nooit zo goed als de jouwe)?