‘Nou, ik heb de notulen eigenlijk alleen voor mezelf gemaakt’

Context De deur mag weer open na twee uur vergaderen. Het MT, dat tijdelijk zonder directeur werkt na diens plotselinge vertrek, heeft veel besproken. En veel afgesproken. Het tempo in de meeting is hoog, net als het volume. Er wordt door elkaar heen gepraat en details zijn altijd interessant om op in te gaan. Hierdoor […]

Context

De deur mag weer open na twee uur vergaderen. Het MT, dat tijdelijk zonder directeur werkt na diens plotselinge vertrek, heeft veel besproken. En veel afgesproken. Het tempo in de meeting is hoog, net als het volume. Er wordt door elkaar heen gepraat en details zijn altijd interessant om op in te gaan.

Hierdoor verdwijnen veel van de gemaakte afspraken zo weer uit de aandacht. Frustrerend, en het vertraagt het veranderproces, waar ze net zo lekker mee op dreef zijn, enorm.

Gelukkig heeft Stephan, één van de rustigste van het stel springveren, mee zitten typen.

Bij de afronding vragen we hem om zijn notulen met ons te delen.

Als we die samenvoegen met de aantekeningen die wij als facilitators hebben gemaakt, weten we zeker dat we alles dat van belang is gevangen hebben.

Hij kijkt wat schuchter om zich heen en zegt:

‘Nou ok, maar eh… ik heb de notulen eigenlijk alleen voor mezelf gemaakt’

Fractaal van het patroon

Het MT werkt zoals genoemd tijdelijk zonder directeur / voorzitter. De vorige directeur had de touwtjes stevig in handen. Het gevolg? Elk MT-lid deed zijn best om vooral onder de radar te blijven. Bijvoorbeeld door je eigen werkveld goed op orde te hebben en niet teveel met anderen bezig te zijn.

Maar nu moeten ze ineens veel meer samenwerken. Ze zijn nu samen verantwoordelijk voor het draaien van de organisatie én het verder vormgeven van de organisatie-ontwikkeling. Wat ze ook wel graag willen, nu ze daar ook meer ruimte voor zien.

Maar dat zijn ze niet gewend. De focus moet van ‘ik en mijn team’ naar ‘wij en de organisatie’. Dat is even andere koek.

Het patroon van ‘onder de radar blijven’, dat voorheen prima werkte om je staande te houden, werkt nu averechts.

Tijdens een meeting even snel je mail bijwerken, informatie niet delen met elkaar, van details iets moeten vinden (vooral als het jouw werkveld (indirect) raakt) verstoort de samenwerking in het team en tussen de teamleden.

De notulen van Stephan zijn door de bril van ‘wij’ dus niet alleen voor hem, maar voor iedereen van nut. Door het zo te bespreken werd het delen voor hem meteen een stuk minder spannend. Een volgende vergadering zorgt hij meteen voor notulen die ook verder gaan dan wat alleen hij van belang vindt. Als hij toch al bezig is… kleine moeite voor het geheel, toch?


Lees hier meer blogs, fractaaltjes en bekijk onze video’s over organistaieveranderimg van binnenuit

print dit artikel

Leave a Reply

inschrijven