“Ja, we willen als team echt graag meer grip krijgen op het werk, maar het is zo druk. We hebben echt geen tijd voor allemaal teamsessies enzo…” Herkenbaar? Waarschijnlijk wel. We zitten om tafel bij een ondersteunend team van een projectontwikkelaar. Tijdens een intakegesprek met het team vliegen de voorbeelden over tafel. Managers die werk […]
“Ja, we willen als team echt graag meer grip krijgen op het werk, maar het is zo druk. We hebben echt geen tijd voor allemaal teamsessies enzo…”
Herkenbaar? Waarschijnlijk wel.
We zitten om tafel bij een ondersteunend team van een projectontwikkelaar. Tijdens een intakegesprek met het team vliegen de voorbeelden over tafel. Managers die werk bij hen droppen. Collega’s die regeldingetjes bij hen neerleggen, ondanks duidelijke afspraken dat iedereen dit zelf moet doen. Last-minute wijzigingen in afspraken die voor chaos zorgen. ‘En zo vaak dat mensen die niet laten weten of ze nu wel of niet kunnen! Plannen kost daardoor eindeloos veel werk en geduld.‘
De boodschap is kristalhelder:
‘We willen het wel veranderen, maar krijgen geen tijd ermee aan de slag te gaan’.
Het is als de houthakker die bomen kapt met een botte bijl.
Klagend, puffend en zwetend doet hij zijn werk.
‘Waarom slijp je je bijl niet?’, vraagt z’n vrouw.
De houthakker reageert korzelig en gefrustreerd vanwege zoveel onbegrip: ‘Ja, daar heb ik dus echt geen tijd voor!’.
Het kan ook anders. Met een frisse benadering die niet groots en meeslepend is. Waarin je met kleine stappen werkt aan grootse verandering:
Pak veranderen aan als experiment.
Verandering hoeft namelijk niet perfect te beginnen.
Sterker nog, de kracht van experimenteren zit juist in klein beginnen en al doende leren. Het maakt niet uit hoe groot de uitdagingen zijn. Start met behapbare brokken en kijk wat werkt en wat niet.
(Zorg wel eerst dat je weet waar je naartoe beweegt. Daarover later meer.)
Eén van de grootste valkuilen bij verandering is om alles in één keer – het liefst perfect – te willen aanpakken.
Maar grote plannen hebben vaak weinig aansluiting met de hectiek van alledag. Experimenteren – klein en concreet – geeft ruimte om te leren en om gaandeweg aanpassingen te doen.
Het ondersteunende team bij de projectontwikkelaar loopt vast in alle reguliere werkzaamheden met strakke deadlines en ad hoc vragen en opdrachten die ze krijgen. Vaak komt het werk niet af en gaat het mee naar huis. Ondanks verwoede pogingen het werk in goede banen te leiden, krijgen ze maar geen grip op het werk. Misschien dat een jaarplanning kan helpen. Ze voeren grote projecten en de deadlines van reguliere processen in. Ze doen een uitvraag bij alle collega’s. Maar al snel wordt het weer hangen en wurgen. De projectplanningen zijn globaal en wijzigen snel. Collega’s leveren niet en moeten achter de broek gezeten worden. Al snel houdt niemand zich meer bezig met de jaarplanning.
‘Geen tijd voor’ en eigenlijk had ook niemand er nog zin in.
We stellen voor om het anders aan te pakken: ‘Begin eens met een activiteitenkalender voor de komende maand.’
Door alleen voor één maand vooruit te kijken, wordt het overzicht behapbaar. Het team gaat aan de slag, ziet wat werkt en reflecteert na een paar weken.
Wat blijkt?
De maandelijkse kalender geeft hen niet alleen structuur, maar ook de ruimte om sneller bij te sturen als iets toch niet werkt.
Het experiment groeit uit tot een structureel ritme van plannen en reflecteren.
We vertalen de grote veranderdoelen met het team naar jaardoelen en per kwartaal pakken we daar een deel van op in kwartaaldoelen. Dat levert de nodige rust en overzicht op.
Bij Gewoon aan de slag zien we dat juist zo’n werkwijze leidt tot duurzame verandering. Niet dikke, vooraf volledig uitgedachte plannen en werkwijzen. Het werkt juist zo goed, omdat de verandering voortkomt uit en (dus) past bij de eigen dagelijkse praktijk. Die daarmee ‘gewoon’ is of wordt.
De kern van zo’n aanpak ligt in het werken met kleine stappen, gericht op een doel waar iedereen zich aan verbindt. Waarop je aan de slag gaat, reflecteert en bijstelt in een ritme dat verandering levend houdt.
Dus. Hoe doe je dat, veranderen aanvliegen als experiment?
Op basis van de ervaringen van klanten geven we vijf tips voor hoe je dit kunt aanpakken.
- Start met een gezamenlijke gewenste uitkomst. Eén waar jullie ook echt voor gaan, waar energie op zit.
Veel verandervragen starten met een probleem dat je opgelost wilt hebben. Dat geeft wel urgentie, maar niet per sé energie en motivatie. Bovendien vertelt datgene waar je vanaf wilt nog niet waar je dan wel naartoe wilt.
Verandering wordt krachtiger als je als team samen een helder doel voor ogen hebt. Wat wil je bereiken? Dat kan in eerste instantie bijvoorbeeld ook een beeld zijn, waar jullie allemaal een sterk gevoel bij hebben. Op enig moment heb je die ook te vertalen naar: welke concrete verandering maakt het werk beter of makkelijker? Het helpt om de uitkomst zo specifiek te maken als je op dat moment kan.
Het ondersteunende team van de projectontwikkelaar benoemde als Gewenste Uitkomst: ’We willen grip op de planning van onze werkzaamheden’.
Dit geeft richting én motivatie.
2. Houd het klein en kort. Ofwel: ga experimenteren en leren!
Maak de eerste stap zo concreet mogelijk en frame het als een (micro-)experiment. Daarmee geven jullie jezelf de ruimte om iets uit te proberen wat je anders misschien niet zou doen. Én houd je het klein genoeg om het wel te gaan doen.
Vraag bijvoorbeeld: ‘Wat kunnen we in de komende maand uitproberen, waarvan we zeker zijn dat we dat ook echt kunnen (en gaan) doen?’
Door klein te beginnen – zoals een weekplanning of een nieuwe werkafspraak – wordt experimenteren behapbaar én overzichtelijk. Ook dat geeft weer nieuwe energie.
3. Werk met een veranderritme.
Een veranderritme brengt structuur in verandering. Wij werken vaak met een cyclus van ‘een verder-weg-beeld’ (Gewenste Uitkomst), jaardoelen, kwartaaldoelen en maandelijkse check-ins. Zo blijf je stap voor stap voortgang boeken.
Denk bijvoorbeeld aan een maandelijkse on-/off track-sessie, waarin je samen kijkt: wat is goed op de rit (on track) en wat niet (off track)? Wat zijn issues waar we tegen aan lopen? Wat leren we, nemen we mee, passen we aan?
Deze reflectiemomenten zorgen ervoor dat je niet alleen plannen maakt, maar ze ook uitvoert én bijstelt op basis van wat je gaandeweg leert en ontdekt.
Zo creëer je een ritme waarin je met elkaar reflecteert en leert.
Elk experiment geeft waardevolle informatie, ook als het anders loopt dan verwacht. Door regelmatig stil te staan bij wat werkt en wat niet maak je leren een vast onderdeel van het proces.
Vragen die helpen:
- Wat hebben we ontdekt?
- Wat werkte goed?
- Waar liepen we tegenaan?
- Wat maakt dat dit goed werkt of juist niet?
Maak dit gesprek open en constructief, zodat iedereen zich veilig voelt om eerlijk te zijn. Zeker in het begin helpt het om hier begeleiding bij te vragen om het op de rit te krijgen.
4. Vier successen en leerpunten.
Verandering is makkelijker vol te houden als je stilstaat bij wat je bereikt hebt. Dit hoeft niet groots – soms is een simpel applaus, thumbs up-emoticon of een ‘yes, gelukt!’ al genoeg.
Het draait om aandacht voor wat lukt en wat je leert. Het vieren van successen maakt het proces leuk en versterkt het vertrouwen in de volgende stappen.
5. Durf te kiezen. Pak niet teveel tegelijk op.
Eén actie die haalbaar en ambitieus is, is waardevoller dan een lijst met vijf die blijven liggen. Wij noemen dit het principe van focus. Door keuzes te maken en te doseren, blijft er ruimte om echt te leren en om successen te boeken.
Bij al deze stappen gaat het erom dat verandering niet voelt als een extra belasting, maar juist als een onderdeel van het dagelijkse werk. Veranderen wordt geen project ‘buiten het werk om’, maar een manier om slimmer, effectiever en plezieriger samen te werken. Waar je energie van krijgt, in plaats van dat het je kost.
Hoe kan experimenteren jou helpen om verandering in de organisatie dichterbij te brengen?
Deel je ervaringen en help anderen mee te leren van jullie experimenten en wat daar wel en niet in werkte.
Bij Gewoon aan de slag begeleiden we teams en organisaties voor duurzame verandering van binnenuit. Nieuwsgierig hoe dat eruitziet? Neem een kijkje op www.gewoonaandeslag.nl of neem contact op om eens vrijblijvend te onderzoeken. We sparren graag met je over hoe jullie veranderen als experiment kunnen inzetten.
Lees ook het blog: ‘Het mag nu niet wéér fout gaan’- hoe de manier waarop we fouten benaderen de kans op succes bepaalt of Nieuwe gewoontes aanleren? Het is net als fietsen – maar dan op een omgekeerde fiets.
En bekijk de video over het hoe en waarom van een veranderritme.