Mijn moeder is diep teleurgesteld, ook al probeert ze het af te doen met een laconieke grap. Ze is jarig en niemand van haar nieuwe kennissen en collega’s is aangewaaid. Met passende compassie vraag ik haar: ‘Wie had je allemaal uitgenodigd?’ ‘Nou, niemand natuurlijk,’ antwoordt ze, terwijl ze snel een hap van haar taart neemt. […]
Mijn moeder is diep teleurgesteld, ook al probeert ze het af te doen met een laconieke grap. Ze is jarig en niemand van haar nieuwe kennissen en collega’s is aangewaaid. Met passende compassie vraag ik haar: ‘Wie had je allemaal uitgenodigd?’
‘Nou, niemand natuurlijk,’ antwoordt ze, terwijl ze snel een hap van haar taart neemt. ‘Ik wil wel dat het spontaan is. Mensen weten heus wel dat ze gewoon langs kunnen komen.’
Nu lees je dit en denk je: ‘Ja, allicht dat er dan niemand komt’.
Toch doe jij waarschijnlijk hetzelfde in jouw organisatie.
Ga maar eens na hoe vaak je (een variatie op) de volgende vragen voorbij hoort komen:
- Je mag er toch van uitgaan dat [dit gemeld wordt/mensen afsluiten als ze weggaan/afdeling x op de hoogte is/….]?
- Dat mag je toch verwachten van een [manager/helpdesk/adviseur/…]?
- Het kan toch niet zo zijn dat [dit niet is doorgegeven/iemand dit op eigen houtje doet/ze zitten te wachten tot Marietje iets doet/…]?
- Dat moeten ze toch weten, want het is gemaild/staat in de stukken/is al jaren zo/…]?
- Het is toch logisch dat je [even vraagt hoe het met Johan gaat/inwoners informeert/binnen een werkdag reageert/…]?
‘Assumptions are the mother of all fuck-ups’. Dit geldt helemaal als jullie diep in een verandertraject zitten en je met elkaar bezig bent met het vormgeven van ander gedrag.
Bij ieder van die zinnen zouden alarmbellen af moeten gaan.
Want zodra één van dit soort zinnen wordt uitgesproken, is er stront aan de knikker.
‘Blijkbaar niet dus’, is het antwoord op al deze vragen.
Maar dat is vaak lastig te slikken. Jouw norm van wat normaal is, wat iedereen toch zou moeten doen, wordt duidelijk overschreden. In plaats van te accepteren dat dit voor anderen niet zo is, gaat voor je het weet alle aandacht en energie verloren in de verontwaardiging.
En blijf jij zitten met jouw normen en aannames over hoe het heurt.
Zo houd je de situatie vakkundig in stand.
Mijn moeder is alleen bezig met dat ze het zo jammer vindt dat het hier anders gaat dan vroeger in onze oude woonplaats. De teleurstelling overheerst. Op mijn suggestie dat ze mensen alsnog kan uitnodigen reageert ze afwijzend. ‘Nee hoor, het moet wel spontaan’. Of ze dat dan ooit aan iemand verteld heeft? ‘Nee, dat vind ik zo raar. Het is toch logisch….?’ 
Tsja, dan is het kiezen of delen.
Als jij in je organisatie iets anders wilt dan wat spontaan gebeurt, heb je ervoor te zorgen dat wensen wél worden uitgesproken. Dan is het wel handig om dat niet te doen in termen van verwachtingen waar anderen zich (belachelijk genoeg) niet naar gedragen: ‘Hoe kan dat nou, ik mag toch van je verwachten dat … ?’ Nee, als je er echt iets mee wilt bereiken, is het zaak om je oordeel daaruit te houden.
Typisch gevalletje: wat je vindt, mag je houwen.
Besef dat jouw norm niets meer dan dat is: jouw norm. En dat die voor anderen anders kan zijn. Net als mijn moeder zal moeten accepteren dat anderen nu eenmaal niet onuitgenodigd langskomen, heb jij te dealen met wat er bij jullie gewoon is. Als de informatie niet (spontaan) wordt gedeeld, mensen niet worden betrokken, mensen op eigen houtje opereren of wat het maar is, dan is dat blijkbaar zo.
Aan jou om vervolgens te werken met wat er is, gericht op wat je wilt bereiken.
Je uit te spreken dus over wat je van anderen zou willen. Waartoe je dat zou willen. En samen te bespreken of het wel kan, en ook logisch is vanuit het perspectief van de ander. Zo kun je het gesprek aan over wat daar eventueel ook voor nodig is.
Negen van de tien keer leidt dat gesprek tot verrassende inzichten.
Zo blijkt bijvoorbeeld dat het voor anderen totaal niet inzichtelijk is wat jij doet met de informatie die je van hen wilt. Nu ze dat weten, is het veel logischer om het door te geven en doen ze dat voortaan ook. ✅ In een ander voorbeeld bleken e-mails met relevante informatie te verdwijnen in een woud van desinformatie. Ze spraken om voortaan belangrijke informatie én mondeling, én met een specifiek signaalwoord in het onderwerp te delen. ✅ In een derde situatie bleek dat de rolopvatting van adviseurs rijkelijk ver uiteenliep en nergens echt helder was omschreven en besproken. Tijd om dat te gaan uitwisselen en verhelderen dus. ✅
Bijkomend voordeel is dat jullie door je uit te spreken een gezamenlijk normenkader ontwikkelen.
Na een tijdje zie je dan dat dingen als vanzelf gaan. Jullie (wederzijdse) verwachtingen worden nu wél waargemaakt. Tót je jezelf weer betrapt op gedachten als ‘waarom doen ze dat nou niet vanzelf’ en ‘daar mag je toch vanuit gaan’… Dan is het weer tijd om hardop met elkaar de wensen uit te spreken.
Lees ook het blog: Hoe krijgen we continue verbetering als echt alle seinen hier op ‘voorzichtig’ staan? – Inzicht en beweging in je organisatiecultuur via fractale patronen Of bekijk de video: Veranderbereidheid – overtuigingen over verandering
