Te vroeg voor mijn afspraak, besluit ik een ommetje te maken. Ik beland in een levendige buurt waar ik getrakteerd word op een variëteit aan voortuinen. Tuinen gevuld met zorgvuldig aangelegde bloembakken, tuinen met een wildernis van bloemen en planten die hun vrije loop gaan. Van een precies ingemeten houten fietsenhok tot een zelf aangelegde […]
Te vroeg voor mijn afspraak, besluit ik een ommetje te maken. Ik beland in een levendige buurt waar ik getrakteerd word op een variëteit aan voortuinen. Tuinen gevuld met zorgvuldig aangelegde bloembakken, tuinen met een wildernis van bloemen en planten die hun vrije loop gaan. Van een precies ingemeten houten fietsenhok tot een zelf aangelegde vijver inclusief fontein, met porseleinen poezen en betonnen kikkers langs de rand.
Ik zie mensen achter de keukentafel hun computer opstarten. Hier en daar stapt iemand op de fiets of in de auto. Op weg naar werk of iets anders. De veelheid aan vormen, kleuren en smaken maakt me vrolijk. Ik besef eens temeer hoe fijn en belangrijk het is om je te kunnen uiten, om te kunnen zijn wie je bent.
Gelijk denk ik terug aan een gesprek dat ik had met Stefan, eigenaar van een innovatief adviesbureau voor duurzaam wonen. In een paar jaar brachten Stefan en zijn compagnon het bedrijf tot flinke groei. Waar in de beginjaren de eigenheid van alle adviseurs goed tot zijn recht kwam en dit juist de kracht van de organisatie vormde, is het nu ook belangrijk dat er meer vaste structuren en processen komen.
In organisaties die wij begeleiden gaat het vaak over de vraag die dit dilemma oproept:
Wat zetten we vast, en hoeveel ruimte is er voor het individu?
In de tuintjes van mijn wandeling geeft de erfscheiding een duidelijke grens aan. In teams en organisaties is het kader vaak minder eenduidig en kan er makkelijk verwarring over ontstaan. Laat staan als er, zoals in bij Stefan, nog amper kaders zijn.
Tegelijk zijn heldere kaders een voorwaarde om de ruimte goed te benutten.
Bij gebrek aan kaders komen mensen juist niet in beweging – want ‘de opdracht is niet helder’– of banjeren ze dwars door de voortuin van de buurman – want ‘dan had je maar duidelijker moeten zijn’.
De balans tussen begrenzen en ruimte innemen is vaak zoeken.
Zo introduceerde Stefan een kader, dat iedere consultant voortaan elk jaar tenminste één presentatie voor alle collega’s geeft over een ontwikkeling in het vakgebied. Hoe die presentatie er uitziet en welk onderwerp je als adviseur kiest is vervolgens helemaal vrij. Dat komt tegemoet aan de behoefte van de hoogopgeleide professionals om eigen keuzes te maken in hun ontwikkeling, en het komt tegemoet aan de behoefte van de organisatie om te blijven innoveren en leren.
Kaders heb je nodig en zijn verbonden aan je teamdoelen. Die vormen weer je bestaansreden als team. Maar hoe je binnen de kaders invulling geeft aan de teamdoelen, dat heb je samen te bepalen.
Het invullen van die ruimte is een gezamenlijke opdracht.
Je hebt het in een team nou eenmaal niet alleen voor het zeggen. De aandacht verschuift van je eigen voortuin naar het gezamenlijke hofje dat je met elkaar in te richten en te onderhouden hebt.
Daar is wel wat voor nodig: je eigen voorkeuren moeten uitspreken, en afstemming zoeken met de anderen.
In de organisatie van Stefan ontstond discussie over werktijden. Is het OK als iedereen op zijn eigen tijden werkt?
Stefan wil sturen op de resultaten voor klanten, dat was het kader. Daar hoort dan dus ook bij dat eenieder daarmee ook zijn eigen werktijden bepaalt. In de praktijk betekent dit dat de ene collega om tien uur ’s avonds zijn mail bijwerkt, terwijl de ander dat om zes uur in de ochtend doet.
Als je van elkaar niet direct een antwoord verwacht, kunnen deze verschillende voorkeuren prima naast elkaar bestaan.
Door corona krijgen we soms letterlijk een inkijkje in elkaars voortuin: privé en zakelijk komen dichter bij elkaar dan ooit. Waar de één tijdens een call lachend de poezen van tafel veegt of de snotneus van een peuter wegpoetst, tovert de ander met een druk op de knop liever de realiteit van de afwas achter zich weg met een achtergrond van wuivende palmen.
Zo neem je op je eigen manier iets van deze eigenheid en persoonlijke voorkeuren mee naar de plek waar je werkt. En zo heeft Corona, naast alle negatieve gevolgen, de verbinding tussen collega’s op veel plaatsen juist ook versterkt. Omdát we door die privé-inkijkjes meer gevoel en begrip voor elkaar krijgen. En je daarmee onderling nog beter aanvoelt welke mate van eigenheid goed werkt voor het team en de organisatie.
Al die verschillende voortuintjes roepen dus ook iets anders op: werken met mensen in teams vraagt mededogen.
Iedereen laat zodra je het kantoor binnenstapt ook iets van de eigen kleur en voorkeur achter ten gunste van het gezamenlijk belang. Dat geldt voor een virtueel kantoor al, maar helemaal als je straks weer vaker fysiek en buitenshuis een andere ruimte instapt met elkaar. Ongemerkt zijn we ook wel weer meer gehecht geraakt aan onze privé-domeintjes, waardoor de overgang abrupt kan voelen.
Iets om dan extra rekening mee te houden. Misschien een keertje vragen hoe het met de poezen gaat.
–
Lees ook: Het TOM-TOM effect – Hoe je innerlijk ethisch kompas stopt door dwang.