Procesverbetering ICT afdeling UvA
UVA verbetert haar proces
Procescoördinatie op zoek naar een beter proces aan de Universiteit van Amsterdam. In 2009 werkten we met het team procescoördinatoren (PC) van het Informatiseringscentrum van de UvA.
Het verhaal dat zij hierover intern publiceerden:
“In juni 2009 maakten we als team procescoördinatie binnen het Informatiseringscentrum van de UvA de balans op. We concludeerden dat er goede stappen gezet waren, maar haalden ‘er nog niet uit wat erin zat’. We zagen mogelijkheden om onze bijdrage aan de doelen van het IC te vergroten, onder meer door te zorgen voor meer helderheid over onze rol binnen het IC. We vroegen ons daarbij af wat de organisatie van ons verwachtte. Het idee was simpel: ‘Waarom vragen we het niet gewoon’?
Op dat punt hebben we ‘Gewoon aan de slag’ ingeroepen. Met hen hebben we natuurlijk ook gekeken naar de vraag ‘wat verwachten we van ons zelf’. Het traject dat we startten bestond uit interviews met betrokkenen, het vaststellen van de rol en het proces van procescoördinatie, het vaststellen werkzaamheden procescoördinatie, het toetsen daarvan aan onze stakeholders en het implementeren van de nieuwe werkwijze.
In maart 2010 hadden we een geïmplementeerde ´menukaart´, met ‘Dagelijkse kost’, ´Standaard kost´ en ´Overige kost´, wat duidelijk maakt voor de organisatie wat we bieden en hoe ze daaraan kunnen komen. Samen met een online registratie van binnengekomen vragen biedt dit een transparant overzicht van waar Procescoördinatie mee bezig is.”
Ook voor de formele opdrachtgever van Gewoon aan de slag, Frank van Tatenhove, Hoofd Servicemanagement, was het een heel succesvol traject:
De procescoördinatoren hebben er weer echt zin in, hebben een goed gezamenlijk beeld van hun rol, en dit beeld is ook goed geland in de organisatie.
Voor Frank was het traject onderdeel van het ontwikkelplan voor procescoördinatie. Hij vond het belangrijk dat de procescoördinatoren zichzelf ook zagen als veranderaars, die niet alleen processen als hun tools inzetten.
In plaats van een cursus stelde hij ze in staat om al doende te leren, gefaciliteerd door Gewoon aan de slag.
Frank en het team geven aan dat het de komende tijd zaak wordt dat de nieuwe werkwijzen in de praktijk hun waarde gaan bewijzen. En daar hebben ze alle vertrouwen in.
Reacties van de procescoördinatoren:
“Annemiek heeft ons doen inzien dat, wil je een bepaalde positie krijgen, je je er ook naar moet gedragen.” – Ruud Knijn“Door de wijze van begeleiding hadden wij het idee dat we het helemaal zelf hebben gedaan, en dat hebben we ook, maar zij heeft ons bijna onmerkbaar de goede richting opgeduwd.” – Geert-Willem Schut
“Ik werd meermaals uit mijn comfort-zone gehaald. En alle keren kom ik erachter dat het uiteindelijk makkelijker is dan ik dacht. Het is wel heel fijn om hulp te hebben bij dat soort stappen.” – Paul Hoving