Vier eigenschappen van een goede afspraak

Ik zit in de trein. Op de terugweg naar Amersfoort, na twee werkgerelateerde en zinvolle gesprekken in Utrecht.

Zoals altijd zoek ik de stiltecoupé op. Dan kan ik wat schrijven, lezen of mail wegwerken. Vandaag dus ook.

Het is lekker rustig en stil. De coupe doet zijn naam eer aan.trein

Maar al snel komt er een kleine stoorzender in de trein: een meisje van ongeveer 3 jaar reist met haar moeder mee in “onze” coupé.

“Nee, je moet zitten!”

“We hadden afgesproken dat je stil zou zijn en rustig blij zitten.”

“Stil zijn! Ik zeg het niet nog een keer!”

“Zitten! NU!” klinken de steeds harder gefluisterde berispingen.

 

Ik heb zelf een dochter van die leeftijd. Ik durf er dus wel van uit te gaan dat, al zegt de moeder het honderd keer, stil zitten en mond houden gewoon onmogelijk is voor een meisje van die leeftijd. En dat lukt al helemaal niet in een trein.

Het kind aanspreken op haar gedrag heeft dan ook geen enkele zin. Al doe je het honderd keer.

Door dit voorval komen vier eigenschappen voor een afspraak bij mij langs, die ik ooit eens geleerd heb. Van een oud-collega van me, Huib Verhage. Deze vier voorwaarden, ze komen uit het burgerlijk wetboek, zijn zo waardevol, dat ik ze graag met jullie deel.

Hou je vast, daar komen ze. Ik vertaal ze gelijk naar een werksituatie:

  • Beiden partijen (die de afspraak maken) moeten handelingsbekwaam zijn.
    In de wereld van de werkenden betekent dit dat jij jouw deel kan uitvoeren of nakomen. Daarvoor moet je voldoende kennis, vaardigheden en ervaring in huis hebben. Kijkend naar het meisje en haar moeder: het meisje is niet handelingsbekwaam. Een kind van die leeftijd is simpelweg niet in staat om meer dan 10 minuten helemaal stil te zijn. En in een trein, waar van alles gebeurt, al helemaal niet!

 

  • Het geheel van rechten en plichten dat uit de afspraak ontstaat moet bepaalbaar zijn.
    Welke acties en handelingen vraagt deze afspraak van je? Zodat je weet waar je je aan verbindt, wat je toezegt. Je weet dan ook wanneer je hebt voldaan aan de afspraak. Als je bijvoorbeeld met een medewerker “afspreekt” dat hij voortaan meer inzet gaat tonen, wat verwacht je dan te zien en te horen waardoor jullie beiden weten dat er sprake is van “meer” inzet? En wanneer toont hij “inzet” genoeg?

 

  •  De overeenkomst moet een geoorloofde oorzaak hebben.
    Het doel van de overeenkomst mag niet in strijd zijn met de wet, de openbare orde of de goede zeden. Binnen organisaties gaat dit over een afspraak die binnen de kaders past. Klein addertje onder het gras bij dit punt: als leidinggevende moet je deze kaders dus zelf helder hebben en helder overdragen. Doe je dat niet, dan heb je per definitie geen afspraak.

 

  • Er is toestemming nodig van elk van de partijen.
    Beiden moeten dus “ja” kunnen en willen zeggen, met bovenstaande drie punten in het achterhoofd. Dit gaat voorbij het niveau van een intentie uitspreken. Dit laatste punt vraagt van je dat je je verbindt aan de afspraak en, minsten zo belangrijk, met de uitkomst ervan. Zodat we doel en middel weer scherp hebben.

De scherpe lezer heeft allang herkend dat je alle kenmerken van SMART afspraken maken terug ziet in dit lijstje. En je snaptdat het meisje van te voren haar goede voornemens heeft uitgesproken naar haar moeder. Maar het meisje is, met de beste wil van de wereld, niet in staat om zich aan de gemaakte afspraak  te houden: “stil zijn in de trein”.

Hoe zit dat voor jou? Een kleine mentale oefening: hoeveel van de afspraken die jij de afgelopen week hebt gemaakt voldoen aan al deze vier punten?

Aan alle vier kenmerken tegelijk dus. Even streng zijn voor jezelf!

Mocht je er een gevonden hebben die voldoet: over die afspraak kun je degene met wie je hem gemaakt hebt aanspreken als hij hem niet nakomt. Op een goede manier dan wel. Daarover later meer.

Wat betreft al die andere afspraken: ga maar weer om tafel zitten en maak de afspraak opnieuw.

Vind je dit artikel interessant? Laat het weten reageer of abonneer je op de RSS feed.
Over Maaike Nooitgedagt

Maaike Nooitgedagt is een van de partners van Gewoon aan de slag. Samen met Wendy Nieuwland schreef zij het boek 'Veranderen 3.0. 7 essentiële principes voor organisatieverandering van binnenuit.'

Laat wat van je horen

*