Impasse doorbroken in tweedaagse teamsessie

Begin 2012 belde Erik ons op met de vraag of wij hem konden helpen om de situatie in zijn projectteam vlot te trekken. Het team was samengesteld uit mensen van twee organisaties, die al eerder soortgelijke programma’s tot een succesvol eind hadden weten te brengen. En nu was het helemaal vastgelopen. Ze zaten in een impasse, zo gaf hij aan.

Zijn oorspronkelijke vraag was om een dag te verzorgen rond teamontwikkeling. Drie dagen voor de teamdag vroeg hij nog een extra dag te begeleiden. Ze waren namelijk nog steeds niet tot overeenkomst gekomen over de scope van het project en het budget. Er viel nog een bedrag van 5 miljoen euro te overbruggen. Als ze daar niet uit kwamen, had teamontwikkeling geen zin. Dan was het een kwestie van escaleren en rapporteren waarom ze er niet uit konden komen.

Een pittige klus, waar wij met twee van ons met veel zin in gingen. Er stond nogal wat op het spel, en dan komt het er echt op aan! Leuk en spannend tegelijk.

Bij de start kreeg iedereen de gelegenheid om aan te geven ‘hoe ze er nu in stonden’ en wat ze van deze dagen zouden willen, inclusief wat daar voor nodig was van hen zelf en de anderen. Al snel werd duidelijk dat beide partijen met verschillende beelden in de discussie zaten, waardoor ze elkaar sowieso niet meer begrepen. Erik vertelt achteraf: “We hadden verschillende beelden over de scope versus beschikbaar budget, werkten met een ander uitgangspunt over het beschikbare budget. En bovendien voerden we de discussie over verschillende scopes, zonder dat we ons daarvan bewust waren. Wij als opdrachtgever gaven een scope aan de andere partij, maar waren in feite ook weer opdrachtnemer van een grotere klus, met ook weer een scope”.

Toen deze verschillende beelden inzichtelijk waren, kon het gesprek gevoerd worden over de keuzes die gemaakt moesten worden. En konden we stilstaan bij de mechanismes die ervoor gezorgd hadden dat deze misverstanden waren ontstaan. Waarbij ook de fasen van teamontwikkeling (forming, storming, norming, performing) inzicht gaven. En belangrijker: het team kon met elkaar nagaan hoe ze op een effectievere manier met elkaar in gesprek konden blijven. Ook wanneer er verschillende belangen zijn.

De opdrachtgever vertelt wat de dagen hem hebben opgeleverd: “Deze dagen hebben ervoor gezorgd dat opdrachtgever en opdrachtnemer weer ‘on speaking terms’ kwamen. Het project kon nu van start gaan, waar dat van tevoren nog maar de vraag was. Er was weer genoeg vertrouwen opgebouwd in elkaar en het project. En het heeft ons inzicht gegeven in waar de discussie die we hadden vandaan komt. Het heeft ook bijgedragen aan de teambuilding, door met elkaar toe te werken naar een oplossing. Ondanks dat de discussies best pittig waren en de waarheid is gezegd. Het heeft bijgedragen aan begrip voor elkaar, een stap die nodig was voor goede samenwerking.”

Op onze vraag, enkele weken later, ‘en waar staan jullie nu?’, geeft hij aan: “We zijn er tijdens de dagen uitgekomen, hebben het vertrouwen uitgesproken naar elkaar en zijn aan het werk gegaan. Dat gaat niet ineens helemaal goed. Maar ik heb nu wel het vertrouwen dat het goed gaat komen, ik maak me er nu niet zo druk om.”

Erik vertelt wat Annemiek en Wendy (Gewoon aan de slag) hebben gedaan wat daarin het verschil heeft gemaakt: “Jullie hebben het gesprek op een waardevrije manier begeleid, waardoor iedereen zijn zegje kon doen en ook deed, waarbij jullie scherp door hebben gevraagd op cruciale punten. En jullie flexibiliteit was bijzonder waardevol. Zowel in de voorbereidingen (een hele dag nog toegevoegd om 2 voor 12), als tijdens de twee dagen: jullie hadden een programma opgetuigd, maar dat is niet leidend geweest. Volgens mij is het zo dat als je daar niet van af kunt wijken, je aanzienlijk minder goede resultaten bereikt.”

“Jullie hebben mij ook erg geholpen om mijn rol als projectleider goed in te vullen. ik hoor meer dan de anderen over wat er gebeurt en hoe jullie dit zien. Dat hielp mij om mijn rol als verantwoordelijke voor het totaalproject goed in te vullen.”

“Ook achteraf nog met jullie om tafel gaan, was waardevol. Je bent je anders vaak niet bewust van met welke stappen je als team bezig bent. Ik kan nu veel beter plaatsen wat er in het team gebeurt.”

Vind je dit artikel interessant? Laat het weten reageer of abonneer je op de RSS feed.
Over Wendy Nieuwland

Wendy Nieuwland is een van de partners van Gewoon aan de slag. Ze begeleidt veranderingen in organisaties vanuit een systemische aanpak.

Wendy schreef samen met Maaike Nooitgedagt het boek 'Veranderen 3.0. Zeven essentiële principes voor organisatieverandering van binnenuit'. Te bestellen via de website of direct op managementboek.nl.

Laat wat van je horen

*