3 voorwaarden om feedback te laten werken

Zwaar in de stress, met het bloem in mijn haar sta ik in de keuken. Omdat geen kinderfeest compleet is zonder, bak ik voor mijn dochter van vijf een prinsessentaart.

Tegelijk ben ik met een collega aan het what’s appen over een nieuwe opdracht, check ik nog eens goed of ik alles voor het overleg van morgen bij me heb, dirigeer ik de kinderen her en der, zet de cadeau-tasjes voor ná het feestje klaar en beantwoord snel een mailtje. En ik sta de taart te bakken, ondertussen.

En ja hoor: hij mislukt.

Ik zet hem op tafel om af te koelen.IMAG1747 (1)
‘Hij is ingestort!’ stampvoet mijn dochter. Ze is zwaar teleurgesteld.
‘Dat is geen prinsessenkasteel, maar een ruïne’, grapt mijn man.

Shit.

‘Omdat ik ook niet alles tegelijk kan,’ zeg ik boos.

En hun ‘feedback’ helpt ook niet echt.

Terwijl we alle vier graag een leuk feestje willen, mét een mooie taart.

Toch?

In organisaties en teams werkt het vaak ook zo: er moet iets gedaan worden, daar ben je het met elkaar  over eens. Iedereen gaat met de beste bedoelingen aan de slag. Met zijn eigen, afgebakende taken. Dit pakt de ene keer beter uit dan de andere keer.
Als dit niet zo goed uitpakt, vliegt het commentaar door de lucht. Dat noemen we dan ‘feedback’.

Dus hoe kun je er nou voor zorgen dat je elkaar echt helpt? Hoe zorg je dat feedback meer is dan ‘commentaar op elkaars bijdrage geven’?

Dat kan pas als je deze drie voorwaarden in je organisatie op orde hebt.

  1. Zorg voor heldere organisatiekaders.

Je kaders gaan over díe dingen die vaststaan binnen het bedrijf.
Gewoon omdat ze zo zijn.

Denk aan de harde kant: aantal fte’s, wetgeving, targets, doorlooptijden, budgetten of je functiehuis.

Maar ook de zachte kant is onderdeel van die kaders: wat zijn de grenzen over hoe we omgaan met onze klanten, met elkaar? Hoe is de verhouding tussen werkvloer en aansturing?

Bekijk het filmpje van onze Pecha Kucha om te testen of jullie kaders inderdaad echt zo helder zijn als je nu denkt. Bedoelen jullie allemaal hetzelfde? Weten jullie van elkaar wat de kaders zijn?

In het geval van de taart: ik had beter van te voren kunnen overleggen met mijn gezin over wat wij een leuk feestje vinden voor meisjes van 5 jaar. En hoe we daar samen voor zorgen. Met of zonder zelfgebakken taart. Nu was de taart vooral iets dat ík wilde. Wie weet was mijn dochter net zo blij met een HEMA-cake…..

  1. Alle teamleden verbinden zich aan deze kaders

Als iemand handelt vanuit de gezamenlijk gestelde kaders, heeft hij zich er ook aan verbonden. Dat is de bedoeling.

Zie je veel ja-zeggen en nee-doen? Dan is de kans groot dat de kaders niet helder zijn of dat mensen zich er niet aan verbonden hebben.

Doordat ik had bedacht hoe het feestje (en de taart) zou moeten zijn, hadden de anderen niet veel andere keus dan mijn ideeën uitvoeren. Met of zonder tegenzin.

Dat werkt voor je teamleden niet anders. Mensen handelen naar afspraken en kaders als ze het ermee eens zijn, het voldoende snappen of er feeling mee hebben. Dan pas is het een gedeeld kader.

  1. Samen de kaders ‘laden’

Als je wilt dat je teamleden zich verbinden aan die kaders  is het nodig dat je met elkaar onderzoekt wat die kaders eigenlijk betekenen. Je gaat de termen en begrippen laden. Dan pas wordt het echt. Wat betekent voor jullie ‘op tijd een overleg starten’? Of ‘ de klant staat centraal’? Of ‘gericht op samenwerken’? Wat doe je dan juist wel? En wat ook niet?

Dat laden begint aan de ontwerptafel en gaat verder in de praktijk. Je gaat van ’we denken dat het zo werkt’ naar ’hoe werkt het eigenlijk?’.

Dit kan betekenen dat je terug moet komen op eerder gemaakte afspraken. Of dat je al doende merkt dat je vooraf iets niet had bedacht dat toch wel wezenlijk is.

Heb je deze drie voorwaarden op orde?

Mooi!Slagroom_kers

Dan kan feedback een zinvol middel zijn om in te zetten.  Met als doel het verbeteren van je organisatie. Betere resultaten, meer werkplezier. Een manier om je organisatiedoelstellingen binnen de kaders (de harde én de zachte) te realiseren.

Feedback helpt dan om bij te sturen: zijn we aan het doen wat we wilden? Of zijn we toch van de koers aan het afwijken?

Wanneer deze drie voorwaarden op orde zijn is feedback de slagroom op de taart.

Vind je dit artikel interessant? Laat het weten reageer of abonneer je op de RSS feed.
Over Maaike Nooitgedagt

Maaike Nooitgedagt is een van de partners van Gewoon aan de slag. Samen met Wendy Nieuwland schreef zij het boek ‘Veranderen 3.0. 7 essentiële principes voor organisatieverandering van binnenuit.’

Reacties

  1. Dorien Lamers zegt:

    Ik vind het een goed filmpje. Duidelijk, iedereen kijkt anders naar ‘zijn’ olifant. Onze kaders zijn denk ik vrij duidelijk. We hebben wel wat ruimte om dingen zelf in te vullen. Bijvoorbeeld bij de balie. Wanneer iemand op een woning wil reageren zal de één zeggen dat kunt u doen op de site van Huiswaarts terwijl een volgende collega voor de klant een reactie zal plaatsen.

  2. Mieke de Wit zegt:

    Verhelderend! Het klopt dat mensen vaak een ander beeld hebben van bv. afspraken, wat betekent dat de taken en verantwoordelijkheden niet helder liggen. Dan gebeuren er dingen niet óf dubbel, en dat zou veel efficiënter en met minder frustraties moeten kunnen.

Laat wat van je horen

*